Politique financière des événements d'Action ontarienne

Les événements d’Actéa : Centre de formation pour un monde sans violence sont possibles grâce à des fonds publics gérés par des bailleurs de fonds auprès desquels Action ontarienne contre la violence faite aux femmes (Action ontarienne) doit justifier les dépenses.

Remboursement des frais

Il n’est plus nécessaire pour les personnes participantes de remplir un formulaire de demande de remboursement. Action ontarienne remboursera désormais les organismes sur la base de cette politique et de forfaits, à charge pour eux de rembourser leur personnel en fonction de leurs politiques internes. 

Concrètement, après l’événement, Action ontarienne enverra à chaque organisme un récapitulatif, comprenant les montants devant être remboursés par Action ontarienne et ceux, le cas échéant, dus par l’organisme :

• Si le total de ces montants indique qu’Action ontarienne doit rembourser des sommes à l’organisme, un remboursement sera versé dans les 15 jours ;
• Si le total indique que l’organisme doit rembourser des sommes à Action ontarienne (entre autres à cause de frais d’inscription non payés ou de frais de chambre simple), le récapitulatif sera accompagné d’une facture. Un remboursement sera attendu dans les 30 jours.  

1. Pour les personnes dont le lieu de travail ne se situe pas dans la ville hôte de l’événement

a) Transport

Avion/train *nouveauté en 2026* : 

Seuls les grands trajets (en train 2e classe ou en avion classe économique) sont pris en charge par Action ontarienne. Environ huit semaines avant l’événement, une employée d’Action ontarienne vous contactera pour effectuer la réservation avec vous.

Les frais d’annulation ou de modification pour un billet de transport déjà réservé ne sont pas remboursables (voir page 6).

Les frais de bagage en soute ne sont pas couverts par Action ontarienne.

Auto :

Seuls les trajets en auto pour se rendre directement sur le lieu de l’événement sont pris en charge par Action ontarienne. 

Pour des raisons d’économie, Action ontarienne encourage autant que possible le co-voiturage et recommande la location d’une voiture pour de longues distances. 

Pour celles qui utilisent leur propre voiture, le kilométrage est remboursé au tarif de 0,41 $ le kilomètre, calculé depuis l’adresse de leur lieu de travail ou de domicile selon le plus proche des deux. 

Les frais de stationnement sont remboursés.

Action ontarienne ne prend plus en charge les trajets (auto, taxi, autobus…) aller-retour entre le domicile et l’aéroport ou la gare, et entre l’aéroport ou la gare et le lieu de l’événement.

b) Repas

Action ontarienne prend en charge les dîners et soupers pris en dehors de ceux prévus durant l’événement selon ces forfaits: 

• Dîner : forfait de 12,50 $.
• Souper : forfait de 22,50 $. 
• 
  

Ne sont concernés que les repas pris à partir du départ du domicile jusqu’au retour au domicile.

Les déjeuners ne sont pas remboursés, et ne sont pris en charge par Action ontarienne que s’ils sont inclus dans le prix de la chambre d’hôtel.

Les pauses du matin et de l’après-midi durant les événements n’incluant que des boissons chaudes (café/thé), il est recommandé à chaque personne participante d’amener ses propres collations.

Les frais pour les boissons alcoolisées et les collations ne sont pas remboursés.

Ne sont pas remboursés les repas inclus dans le coût du transport, de l’hébergement ou de l’événement, sauf si certaines restrictions alimentaires empêchent une personne de consommer certains aliments. Une personne ayant des besoins alimentaires particuliers doit les communiquer à la représentante d’Action ontarienne responsable de la planification avant la rencontre.

c) Hébergement

Action ontarienne se charge de la réservation des chambres d’hôtel pour les personnes participantes en occupation double seulement. 

Il est possible de demander une chambre en occupation simple en payant un supplément, facturé à l’organisme membre, à demander sur le formulaire d’inscription (attention, une fois demandé, il ne sera plus possible de changer par la suite et le supplément sera facturé).

Si le nombre total de personnes désirant partager leur chambre est impair, l’une d’entre elles se verra attribuer une chambre simple sans supplément.

Les pourboires, les frais d’appels téléphoniques, les locations de vidéos, etc. ne sont pas remboursés. 

Si une participante désire dormir chez une connaissance, elle recevra une allocation de 30 $ par nuit. Elle devra aviser la représentante d’Action ontarienne responsable de la planification de l’événement lors de son inscription. 

2. Pour les personnes dont le lieu de travail se situe dans la ville hôte de l’événement

Action ontarienne ne prend en charge que les frais de stationnement pour participer à l’événement et les repas prévus lors de l’événement.

Ne sont pas pris en charge les repas hors de l’événement et les frais kilométriques, les frais d’autobus ou de taxi pour se rendre sur les lieux.

Récapitulatif de la prise en charge des dépenses

Advenant un différend sur les remboursements entre les participantes et la personne responsable de l’événement, la direction d’Action ontarienne sera appelée à trancher.

Annulation de l'inscription

Cette politique vise à préciser les remboursements des frais encourus dans le cas d’une annulation à un événement d’Actéa.

1. Notification de l’annulation

Suite à une inscription à un événement, déjà réglée ou non, et en cas d’empêchement de participer, même à la dernière minute, il est demandé d’avertir immédiatement Actéa :

• par courriel à actea@actionontarienne.ca

2. Avec notification d’annulation

• Frais non remboursables, quel que soit le motif:
• • Frais d’inscription, facturés avant l’événement.

• Frais facturés à l’organisme membre, sauf cas de force majeure* :
• • Les billets de transport déjà réservés,
  • Tous les autres frais engagés par Action ontarienne au moment de l’annulation, qui ne pourront pas lui être remboursés (hébergement, nourriture, etc.).

*Sont inclus dans les cas de force majeure, sans s’y limiter :

• Maladie, grève, décès d’un ou une proche, etc.

La notion de cas de force majeure est laissée à la libre appréciation d’Action ontarienne.

3. Sans notification d’annulation

Action ontarienne facturera à l’organisme membre la totalité des frais engagés pour l’employée concernée (transport, hébergement, nourriture, etc.), quel que soit le motif.